経営改善、事業承継や新相続対策コンサルティングで中小企業を応援する英和グループ（英和コンサルティング株式会社／英和税理士法人）では、今回、中小企業も気づかないまま扱っている「電子取引データの電子保存が義務化」に対応いただくため、”緊急企画”としてこの内容を４回にわたり、ご案内いたします。

　対応が不可欠な電子保存（義務化）ですので、皆さまがスムースな対応を図れるようサポートしてまいります。
　まだ３ヵ月半ほど残されています。皆さまには、この重要な改正についての理解を深めたうえで、社内での準備を始めていただければ幸いです！もちろん、英和グループではすでにご相談も承っています。

◆ ええっ！2022年１月から電子取引データの電子保存が義務付けに？
　来年１月から、多くの中小企業が受け取っている”電子的に受け取る取引データ”も電子取引データのまま保存しなくてはなりません。
　たとえば、メール添付で受領の請求書ファイルや領収書、大手企業との取引では支払通知書・検収報告書などを（HPなどを通じて）受け取ることも多く、こうした電子取引データと呼ばれる書類は出力しないで「ファイル保存」が義務付けられました。従来同様、紙に印刷して適切に保存しても、帳簿書類が不足している扱いとなり、最悪『青色申告の取り消し』リスクが生じます。

● 社内の電子取引ってなんだ？棚卸をしてみよう！
　最初のステップは、社内に電子取引があるのか、その種類は、ボリュームはなどの”現状の把握”から始めましょう。
　実は、次のデータはすべて保存義務のある電子取引データにあたります。こうしてみると、中小企業でも多くの電子取引データを否応なく受け取っていることがわかります。
　★ （インフォマートなど）EDIシステム内で行う取引での見積書、発注書、納品書、検収書、請求書など
　★ 電子メールで授受する見積書、発注書、納品書、検収書、請求書など
　★ 請求書発行システムで発行される請求書
　★ （購入先の）ホームペ－ジ（HP）でダウンロードして入手する請求書
　★ （カード会社の）HPからダウンロードして入手するクレジットカードの利用明細
　★ インターネットの通販サイトで行う物品の購入
　★ インターネットを通じて行う交通機関の乗車券購入、宿泊代の支払い　　　　等々

● 義務化された電子保存には細か～いルールが…
　”電子保存”といっても、受け取ったPDFファイルをただ保存しておけばよいというわけではありません。この制度では。電子取引データの保存についてさまざまな面倒な決まりがあります。
１．保存場所
　　電子取引データ送信者の納税地（通常、本店）、または受信者の納税地での保存が求められています。
　　納税地で出力できれば、クラウドシステムでも問題ありません。２．保存期間
　　電子帳簿と同じで７年間（繰越欠損金がある場合：１０年間）の保存が義務付けられています。
３．データの改ざん防止措置（真実性の確保）
　　次のいずれかの措置を講じる必要があります。
　① 送信者のタイムスタンプがついている
　② 受信後にタイムスタンプをつける
　③ 訂正削除できないシステム（または訂正削除履歴が保存できる）でデータを授受及び保存
　④ 一定の事務処理規程を備付け・運用
４．検索機能の整備
　　「取引年月日、金額、取引先」の３つをキーに検索できるようにしなければなりません。

　他に、電子取引データをみることができるようディスプレイーなどの環境整備などが規定がされています。

● 電子取引データによって改ざん防止措置もさまざま
　上述の細かいルールのうち、特に面倒なのが３の”改ざん防止措置”です。電子取引データの内容や状況によって、上記①から④のどの方法をとるかが変わってきます。国税庁のホームページのQ＆Aによると、次のとおりとされています。

★ 電子メールにファイル添付で受け取った請求書やホームペ－ジからダウンロードした請求書
　請求書に売り手のタイムスタンプが付いているケース（上記３①）でばそのまま保存し、付いていない場合は自社でタイムスタンプ（上記３②）を付けて保存します。いずれでもなければ、上記３④の規程を整備しての運用となります。
　ここで疑問となるのが、上記３③の 訂正削除できないシステム（または訂正削除履歴が保存できる）でデータを授受及び保存ではだめなのかという点です。訂正できないシステムでデータを授受して保存とあるように、システムでデータを受け取りそのままの形での保存を意味しているようです。このため、メールなど別のところで受け取ったファイルの保存ではこの方法は使えないもようです。

★ EDIシステム内で売買取引を行う場合、請求書発行システムで発行される請求書やHPからダウンロードしたクレジットカードの利用明細の場合
　EDIシステムやカード会社のHPが、上記３③の訂正削除できないシステムでデータが７年間の保存され、検索機能（日付、取引先、金額）があれば、そのシステムに保存しておけば問題ありません。
　一方、クレジットカードの利用明細はHP上７年間も保存されないことが多く、上記３②か④での対応となるでしょう。

● 電子取引データによって保存箇所もバラバラに…
　電子取引データの受け取り方などに応じて、Ａ社の請求書PDFはサーバー内、Ｂ社分はEDIシステム内などと、保存される場所も異なることになります。紙の書類ならみやすくファイリングできますが、保存場所がバラバラでは、どこに何のファイルが保存されているかをすぐに探せることが最重要事になります。

　国税庁のFAQでも、次のように管理の必要性を指摘しています。
　「保存場所が複数のシステムに分かれることは差し支えないが、電子取引データを検索して表示する場合には、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要がある」

　次回コラムからは、「電子取引データの改ざん防止措置や検索機能の整備」について、さらに詳しくご案内します。ご期待ください。

◆ 今ならまだ間に合います！英和グループにご相談を！
　来年１月から適用の電子取引データの電子保存や電子帳簿保存法への対応、消費税法のインボイス保存方式への対応などについてもご相談をいただいています。

　こうした新たな問題は、お客様のおかれた状況やシステムなどの環境、そして社長のお考え次第で対応方法も異なります。すべてお客様毎のオーダーメイドの対応となり、そのコンサルティングにはノウハウや豊富な業務経験・新たな情報の収集と吸収が欠かせません。

　英和グループでは、40年にわたり中小企業特化で相続・事業承継、経営改善のためのコンサルをはじめ、会社とオーナー経営者（とそのファミリー）のためのコンサルティングを行っていますので、遠慮なくお問い合わせください。

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